A régua de cobrança é a sequência de e-mails que a Aira envia sobre uma fatura, do aviso de emissão aos lembretes de vencimento. Você monta a régua com as etapas que quiser, cada uma com o seu momento de disparo e o seu conteúdo.
A régua de cobrança é habilitada por workspace. Se você não vê Réguas de cobrança no seu ambiente, fale com a equipe da Aira.
O que é uma régua de cobrança
Uma régua é uma lista de etapas, e cada etapa é um e-mail enviado em um momento do ciclo de vida da fatura. É o que o mercado chama de dunning: acompanhar uma fatura em aberto com uma cadência de lembretes. Você monta as suas próprias réguas. Uma régua atende a vários clientes, e cada cliente segue uma única régua. Todas as faturas de um cliente seguem a régua desse cliente.Etapas e disparo
Cada etapa é ancorada em um momento da fatura:| Disparo (no editor) | Quando o e-mail é enviado | Uso típico |
|---|---|---|
| Na emissão da fatura | No dia em que a fatura é emitida | Aviso de “fatura disponível” |
| No vencimento da fatura | Na data de vencimento (D0) | Lembrete no dia do vencimento |
| Relativo ao vencimento | N dias antes (D-N) ou depois (D+N) do vencimento | D-3 como lembrete preventivo, D+5 como cobrança de atraso |
D-3.
Regras que valem para todas as etapas:
- As etapas ancoradas no vencimento só disparam quando a fatura tem data de vencimento. Uma etapa ancorada na emissão não depende disso.
- Fins de semana são adiados para o próximo dia útil. Uma etapa que cairia em um sábado ou domingo é enviada na segunda-feira.
- Uma etapa só é enviada se ainda fizer sentido para aquela fatura. Se a fatura entra na régua depois do momento de uma etapa, essa etapa não é enviada com atraso.
- A régua para quando a fatura chega a um estado final (Paga, Cancelada ou Falha). Enquanto a fatura está apenas Atrasada, a régua continua, porque atrasado não é um estado final: é justamente o que a régua existe para cobrar.
Uma régua precisa de pelo menos uma etapa. Ao criar uma régua nova, você começa sem nenhuma etapa e adiciona as que quiser. A Aira as organiza na ordem em que são enviadas ao longo da vida da fatura.
O conteúdo do e-mail
Cada etapa tem três campos de texto: Assunto, Título e Mensagem. Os três aceitam variáveis, trechos entre chaves duplas que a Aira substitui pelos dados reais da fatura no momento do envio. A sintaxe é{{ nomeDaVariável }}.
No editor, cada campo tem um seletor de variáveis, e uma pré-visualização ao vivo mostra como o e-mail vai ficar enquanto você escreve.
| Variável | Descrição |
|---|---|
{{ billingAccountBusinessName }} | Nome do cliente |
{{ customerTradeName }} | Nome fantasia do cliente |
{{ customerDocument }} | CNPJ/CPF do cliente |
{{ tenantName }} | Nome da sua empresa |
{{ invoiceNumber }} | Número da fatura |
{{ invoiceAmount }} | Valor da fatura |
{{ invoiceDate }} | Data de emissão |
{{ dueDate }} | Data de vencimento |
{{ invoiceDateMonthYear }} | Mês e ano da fatura |
{{ contractStartDate }} | Início do contrato |
{{ contractEndDate }} | Fim do contrato |
{{ products }} | Produtos da fatura |
Régua padrão e atribuição ao cliente
A Aira já vem com uma régua padrão, que inclui uma etapa na emissão da fatura para reproduzir o aviso de “fatura disponível”. Você pode ajustá-la ou criar novas réguas do zero, com as etapas que fizerem sentido para a sua operação. Nas Configurações de cobrança (ícone de engrenagem na tela de réguas) você define qual régua é a padrão. Todo cliente novo recebe essa régua automaticamente. Você também pode escolher “Não atribuir automaticamente”. Nesse caso, os clientes novos são criados sem régua e não são comunicados por e-mail até que uma régua seja atribuída a eles.Trocar a régua padrão não reatribui os clientes que já existem: a régua padrão vale apenas no momento em que um cliente é criado. Para mudar a régua de um cliente existente, edite o cliente.
O envio
Quando uma etapa dispara, a Aira envia o e-mail para todos os e-mails da conta de pagamento da fatura, em um único envio. O e-mail leva os anexos que a sua empresa definiu como obrigatórios para a cobrança, como o descritivo de cálculo (o PDF da fatura), a nota fiscal, o boleto ou o código Pix.Envios “em espera”
Um envio nem sempre sai na hora. Ele fica em espera quando falta algo:- um anexo obrigatório ainda sendo gerado (arquivos da fatura, nota fiscal, boleto ou código Pix);
- a fatura em uma situação que não permite envio;
- a conta de pagamento sem nenhum e-mail cadastrado.
Histórico e ações na fatura
Cada fatura mostra o histórico dos e-mails da régua. Cada envio aparece com o seu desfecho:- Enviado
- Em espera
- Falha
O e-mail saiu. É possível abrir um espelho do e-mail enviado, com destinatários, remetente, data, anexos e o corpo exato que foi entregue.
- Reenviar a cobrança manualmente, sob demanda.
- Cancelar a fatura, o que descarta os envios ainda pendentes ou em espera. Uma fatura cancelada não continua sendo cobrada.
Gerir réguas
Uma régua pode ser duplicada (para criar uma variação sem começar do zero), arquivada e desarquivada.| Ação | O que acontece |
|---|---|
| Duplicar | Cria uma cópia da régua com as mesmas etapas |
| Arquivar | Tira a régua das listas ativas, impede novas atribuições e preserva o histórico. Só é permitido quando a régua não está atribuída a nenhum cliente e não tem cobrança em andamento |
| Desarquivar | Devolve a régua para as listas ativas |
| Excluir | Só é permitido para uma régua que nunca foi usada (nunca foi atribuída e nunca enviou e-mail) |
Próximos passos
- Ciclo de vida da fatura — os status pelos quais a fatura passa
- Criar clientes — onde a régua é atribuída ao cliente
- Documentos fiscais — a NFSe que pode ir anexa à cobrança
- Métodos de pagamento — boleto e Pix que entram como anexos