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A régua de cobrança é a sequência de e-mails que a Aira envia sobre uma fatura, do aviso de emissão aos lembretes de vencimento. Você monta a régua com as etapas que quiser, cada uma com o seu momento de disparo e o seu conteúdo.
A régua de cobrança é habilitada por workspace. Se você não vê Réguas de cobrança no seu ambiente, fale com a equipe da Aira.

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O que é uma régua de cobrança

Uma régua é uma lista de etapas, e cada etapa é um e-mail enviado em um momento do ciclo de vida da fatura. É o que o mercado chama de dunning: acompanhar uma fatura em aberto com uma cadência de lembretes. Você monta as suas próprias réguas. Uma régua atende a vários clientes, e cada cliente segue uma única régua. Todas as faturas de um cliente seguem a régua desse cliente.
Um cliente sem régua atribuída não recebe nenhum e-mail de cobrança sobre as suas faturas. Atribuir uma régua ao cliente é o que ativa a comunicação por e-mail.

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Etapas e disparo

Cada etapa é ancorada em um momento da fatura: Ao escolher Relativo ao vencimento, informe a quantidade de dias e a direção (Antes ou Depois). Por exemplo, três dias antes do vencimento aparece como D-3. Regras que valem para todas as etapas:
  • As etapas ancoradas no vencimento só disparam quando a fatura tem data de vencimento. Uma etapa ancorada na emissão não depende disso.
  • Fins de semana são adiados para o próximo dia útil. Uma etapa que cairia em um sábado ou domingo é enviada na segunda-feira.
  • Uma etapa só é enviada se ainda fizer sentido para aquela fatura. Se a fatura entra na régua depois do momento de uma etapa, essa etapa não é enviada com atraso.
  • A régua para quando a fatura chega a um estado final (Paga, Cancelada ou Falha). Enquanto a fatura está apenas Atrasada, a régua continua, porque atrasado não é um estado final: é justamente o que a régua existe para cobrar.
Uma régua precisa de pelo menos uma etapa. Ao criar uma régua nova, você começa sem nenhuma etapa e adiciona as que quiser. A Aira as organiza na ordem em que são enviadas ao longo da vida da fatura.

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O conteúdo do e-mail

Cada etapa tem três campos de texto: Assunto, Título e Mensagem. Os três aceitam variáveis, trechos entre chaves duplas que a Aira substitui pelos dados reais da fatura no momento do envio. A sintaxe é {{ nomeDaVariável }}. No editor, cada campo tem um seletor de variáveis, e uma pré-visualização ao vivo mostra como o e-mail vai ficar enquanto você escreve.

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Régua padrão e atribuição ao cliente

A Aira já vem com uma régua padrão, que inclui uma etapa na emissão da fatura para reproduzir o aviso de “fatura disponível”. Você pode ajustá-la ou criar novas réguas do zero, com as etapas que fizerem sentido para a sua operação. Nas Configurações de cobrança (ícone de engrenagem na tela de réguas) você define qual régua é a padrão. Todo cliente novo recebe essa régua automaticamente. Você também pode escolher “Não atribuir automaticamente”. Nesse caso, os clientes novos são criados sem régua e não são comunicados por e-mail até que uma régua seja atribuída a eles.
Trocar a régua padrão não reatribui os clientes que já existem: a régua padrão vale apenas no momento em que um cliente é criado. Para mudar a régua de um cliente existente, edite o cliente.
As mesmas configurações guardam o e-mail de resposta das cobranças. A identidade do remetente, o logo, a cor e os anexos obrigatórios de cada cobrança também fazem parte dessa configuração, e hoje são ajustados junto à equipe da Aira.

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O envio

Quando uma etapa dispara, a Aira envia o e-mail para todos os e-mails da conta de pagamento da fatura, em um único envio. O e-mail leva os anexos que a sua empresa definiu como obrigatórios para a cobrança, como o descritivo de cálculo (o PDF da fatura), a nota fiscal, o boleto ou o código Pix.

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Envios “em espera”

Um envio nem sempre sai na hora. Ele fica em espera quando falta algo:
  • um anexo obrigatório ainda sendo gerado (arquivos da fatura, nota fiscal, boleto ou código Pix);
  • a fatura em uma situação que não permite envio;
  • a conta de pagamento sem nenhum e-mail cadastrado.
A Aira mostra o motivo da espera e tenta enviar de novo sozinha, sempre em horário comercial (dias úteis, das 8h às 18h, horário de Brasília). Assim que o que faltava fica pronto, por exemplo quando a nota fiscal é emitida ou o boleto é gerado, o envio é liberado em seguida.

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Histórico e ações na fatura

Cada fatura mostra o histórico dos e-mails da régua. Cada envio aparece com o seu desfecho:
O e-mail saiu. É possível abrir um espelho do e-mail enviado, com destinatários, remetente, data, anexos e o corpo exato que foi entregue.
Da fatura você também pode:
  • Reenviar a cobrança manualmente, sob demanda.
  • Cancelar a fatura, o que descarta os envios ainda pendentes ou em espera. Uma fatura cancelada não continua sendo cobrada.
O histórico da fatura mostra o que a régua fez com aquela fatura. Para ver os e-mails de todas as faturas em um só lugar, com o que aconteceu depois do envio (entrega, abertura e devolução), use a tela de e-mails enviados.

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Gerir réguas

Uma régua pode ser duplicada (para criar uma variação sem começar do zero), arquivada e desarquivada.

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Próximos passos